Fallstudie: Wie ein bayerisches Handwerksunternehmen 20 Stunden pro Woche durch KI einspart

Ausgangssituation: Ertrinken in Verwaltung

Die Müller Sanitärtechnik GmbH aus Unterfranken ist ein typisches bayerisches Handwerksunternehmen: 18 Mitarbeiter, darunter 12 Monteure, 3 Auszubildende und 3 Mitarbeiter im Büro. Inhaber Thomas Müller (Name geändert) hatte ein Problem, das viele Handwerksbetriebe kennen:

„Wir hatten mehr Aufträge als wir bewältigen konnten – nicht wegen fehlender Monteure, sondern weil die Verwaltung uns aufgefressen hat."

Die konkreten Schmerzpunkte:

• 15+ Anfragen pro Tag per Telefon und E-Mail
• Manuelle Erfassung jeder Anfrage in Excel
• Angebotserstellung dauerte 2–3 Stunden pro Angebot
• Ständiges Hin und Her bei der Terminkoordination
• Rechnungsstellung oft erst Wochen nach Projektabschluss

Das Ergebnis: Thomas und seine Büroteam arbeiteten regelmäßig bis 20 Uhr und trotzdem gingen Anfragen verloren.

Die Analyse: Wo steckt das größte Potenzial?

In einem kostenlosen Erstgespräch analysierten wir gemeinsam die Verwaltungsprozesse und identifizierten vier Hauptbereiche mit dem größten Automatisierungspotenzial:

Die Lösung: Drei KI-Module

Modul 1: Intelligenter Anfragen-Bot

Wir implementierten einen KI-Chatbot auf der Website des Unternehmens, der:

• Kundenanfragen rund um die Uhr entgegennimmt
• Die Art des Problems automatisch kategorisiert (Heizung, Sanitär, Notfall)
• Alle relevanten Informationen strukturiert abfragt (Adresse, Problemart, Dringlichkeit, Fotos)
• Die Anfrage direkt ins CRM-System überträgt
• Bei Notfällen sofort eine SMS an den diensthabenden Monteur sendet

Ergebnis: 80% der Anfragen werden jetzt ohne manuellen Eingriff erfasst. Die Antwortzeit sank von 24 Stunden auf unter 2 Minuten.

Modul 2: KI-gestützte Angebotserstellung

Das zweite Modul automatisiert die Angebotserstellung:

• Der Monteur gibt nach der Besichtigung stichpunktartig ein, was benötigt wird
• Das KI-System recherchiert aktuelle Materialpreise und kalkuliert automatisch
• Ein professionelles Angebot wird in Minuten generiert
• Das Angebot wird automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet

Ergebnis: Angebotserstellung von 2–3 Stunden auf 15 Minuten reduziert. Die Angebotsquote stieg um 40%, weil Angebote jetzt am selben Tag rausgehen.

Modul 3: Automatisierte Dokumentenverarbeitung

Das dritte Modul kümmert sich um die tägliche Dokumentenflut:

• Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt und verbucht
• Stundenzettel der Monteure werden digital erfasst und dem Projekt zugeordnet
• Materialbestellungen werden bei unterschrittenen Mindestbeständen automatisch ausgelöst

Ergebnis: 50% weniger Zeitaufwand für Dokumentenverwaltung. Keine vergessenen Rechnungen mehr.

Die Umsetzung: Timeline und Budget

Projektverlauf

Gesamtdauer: 12 Wochen (davon 3 Wochen Wartezeit auf Förderbescheid)

Budget

Die Ergebnisse nach 6 Monaten

Zeitersparnis

• Anfragenbearbeitung: Von 12 auf 2,5 Stunden/Woche (-79%)
• Angebotserstellung: Von 10 auf 3 Stunden/Woche (-70%)
• Terminkoordination: Von 5 auf 2 Stunden/Woche (-60%)
• Dokumentenverwaltung: Von 8 auf 4 Stunden/Woche (-50%)
• Gesamt: Von 35 auf 11,5 Stunden/Woche

Das sind 23,5 eingesparte Stunden pro Woche – fast eine volle Vollzeitstelle.

Geschäftliche Auswirkungen

• Umsatzsteigerung: +22% durch schnellere Angebotsbearbeitung
• Kundenzufriedenheit: NPS von 67 auf 84 gestiegen
• Mitarbeiterzufriedenheit: Deutlich weniger Überstunden
• Neukundengewinnung: +35% durch 24/7-Erreichbarkeit

Thomas Müllers Fazit

„Ich war anfangs skeptisch – KI für ein Handwerksunternehmen? Aber die Ergebnisse sprechen für sich. Mein Büro-Team geht jetzt pünktlich nach Hause, wir verlieren keine Anfragen mehr, und unsere Kunden bekommen Angebote am selben Tag. Die 9.250 Euro Eigenanteil hatten sich nach drei Monaten amortisiert."

Lessons Learned

Was gut lief

1. Fokus auf konkrete Schmerzpunkte statt „alles auf einmal"
2. Digitalbonus nutzen – halbierte die Kosten
3. Iteratives Vorgehen – ein Modul nach dem anderen
4. Mitarbeiter früh einbinden – Schulung war entscheidend

Was wir anders machen würden

1. Mehr Zeit für Change Management einplanen – nicht jeder Mitarbeiter war sofort begeistert
2. Datenqualität vorher prüfen – die bestehende Excel-Kundendatenbank musste erst bereinigt werden

Ist das auch für Ihr Unternehmen möglich?

Wenn Sie sich in Thomas Geschichte wiedererkennen – zu viele Verwaltungsaufgaben, zu wenig Zeit für das Kerngeschäft – dann ist die Antwort: Ja, sehr wahrscheinlich.

Die Kombination aus modernen KI-Tools und bayerischer Fördermittel macht Automatisierung für praktisch jedes KMU erschwinglich.

Der erste Schritt? Ein kostenloses Erstgespräch, in dem wir gemeinsam identifizieren, wo in Ihrem Unternehmen das größte Automatisierungspotenzial steckt.